Portafoglio progetti: un punto di attenzione
La gestione del portafoglio progetti influisce ed è influenzata fortemente dalla strategia aziendale e dai criteri con cui viene implementata la programmazione operativa. In tal senso è opportuno far rientrare tali criteri in un più ampio modello di Enterprise Project Management.
In molte organizzazioni c’è la tentazione di “saltare” le attività di analisi e progettazione per privilegiare quelle di realizzazione, dimenticando che è più facile e meno costoso intervenire sui problemi nelle fasi iniziali (quando le risorse coinvolte sono poche ed i costi ancora limitati) piuttosto che affrontarli in fase di realizzazione (in cui le risorse coinvolte sono numerose e risultano elevati gli impatti e i costi delle modifiche).
In queste realtà spesso accade che:
- la maggior parte dei responsabili di progetto non applica standard di pianificazione e devono essere formati affinché questo avvenga;
- l’organizzazione non svolge attività di pianificazione strategica e di definizione di obiettivi rispetto ai quali misurare le prestazioni dei progetti;
- non vengono definite politiche interne di governance dei progetti.
In tutti questi casi è opportuno procedere ad una valutazione del Project Management Maturity Model dell’organizzazione prima di installare i tool di Project Portfolio Management.
Inoltre è possibile rilevare come nelle organizzazioni che non attuano una gestione del portafoglio progetti si determinano le seguenti difficoltà di gestione:
- Assenza di legami tra strategia aziendale (o di area) e progetti in realizzazione
- Scarsa qualità del portafoglio dei progetti (non equilibrio tra diversi tipi di progetto, eccesso di progetti short term, opportunistici e non finalizzati alla crescita)
- Progetti troppo lunghi
- Incapacità di “uccidere” i progetti eliminandoli secondo criteri razionali
- Poca chiarezza sulle priorità di lancio e di esecuzione
- Scarso peso assegnato alle fasi iniziali di un progetto
- Impiego non ottimizzato delle risorse condivise su più progetti
- Overflow di informazioni di scarsa qualità
- Bassa frequenza e “granularità” del monitoraggio di un progetto
- Decisioni basate sul “potere” e non sulla condivisione
- Risultati in termini di creazione di valore e di contributo al business
- Time to market più veloce
- Marginalizzazione dei progetti e prodotti che non soddisfano gli obiettivi di business
- Progetti correttamente schedulati
- Budget correttamente dimensionati
- Miglioramento dell’utilizzo delle risorse e riduzione dei “colli di bottiglia”
- Evidenziazione dei benefici finanziari di un progetto
- Evidenziazione dei risultati a fronte degli interventi
- Migliore apprendimento dall’esperienza
- Selezione dei progetti sulla base di criteri di creazione di valore
- Introduzione di misure correttive ove necessario
- Promozione delle prassi migliori
- Riduzione del turn-over da inefficienza organizzativa
- Riduzione dei costi legati alla mancanza di ottimizzazione
Come viene gestito il portafoglio progetti nella vostra azienda? Si fa uso di strumenti particolari?
Fatecelo sapere! stratinnov@stratinnov.it